4.1 การบริหารโครงการผลิตซอฟต์แวร์
โครงการ (Project) หมายถึง การดำเนินกิจกรรมตามแผนงานที่ได้จัดทำขึ้น โดยแต่ละกิจกรรมมีวันที่เริ่มต้นและวันสิ้นสุด เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์หรือเป้ามายที่ได้กำหนดไว้ ภายใต้ระยะเวลา ทรัพยากร และงบประมาณที่ได้กำหนดไว้
การบริหารโครงการ (Project Management) หมายถึง การประยุกต์ใช้องค์ความรู้ ทักษะ เครื่องมือ และเทคนิค เพื่อดำเนินกิจกรรมตามความต้องการของโครงการให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
4.1.1 จงจรชีวิตของซอฟแวร์
โครงการทุกประเภท เป็นสิ่งที่จัดตั้งขึ้นเพียงชั่วคราวเท่านั้น ตลอดช่วงอายุของโครงการจะมี 4 ระยะ ได้แก่
1. ระยะเริ่มโครงการ (Project Initiation)
หลังจากที่องค์กรได้คัดเลือกโครงการที่เหมาะสมที่สุดแล้ว ทีมงานที่รับผิดชอบต้องเริ่มต้นโครงการด้วยการกำหนดขอบเขต ขนาด รวมทั้งกำหนดกิจกรรม แต่ละขั้นตอนด้วย
2. ระยะวางแผนโครงการ (Project Planning)
ผู้บริหารโครงการต้องกำหนดกิจกรรมในแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน รวมถึงการใช้ทรัพยากรต่างๆ และต้องประเมินความเสี่ยงด้วย
3. ระยะดำเนินโครงการ (Project Execution)
ทีมงานต้องดำเนินกิจกรรมผลิตซอฟต์แวร์ตาม Schedule ที่จัดไว้ โดยผู้บริหารต้องติดตามการทำงาน ดูแล สั่งการ และควบคุมการทำงาน ของลูกทีมให้ดำเนินตามแผนที่กำหนดไว้
4. ระยะปิดโครงการ (Project Closing)
เป็นการดำเนินงานหลังจากติดตั้งซอฟต์แวร์เพื่อใช้งานเสร็จสิ้นแล้ว การปิดโครงการมี 2 ลักษณะคือ การปิดโครงการด้วยความสำเร็จ และการปิดโครงการเนื่องจากความล้มเหลว
4.1. ความยากของการบริหารโครงการผลิตซอฟต์แวร์
โครงการผลิตซอฟแวร์จะเป็นงานที่ยากกว่าการบริหารโครงการประเภทอื่น เนื่องจากสาเหตุต่างๆ ดังนี้
1. ซอฟต์แวร์เป็นผลิตภัณฑ์ที่จับต้องไม่ได้ เนื่องจากไม่สามารถเห็นผลลัพธ์ที่ชัดเจน
2. กระบวนการผลิตซอฟต์แวร์ไม่มีมาตรฐานที่แน่นอน ขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมในการพัฒนา
3. โครงการผลิตซอฟต์แวร์ขนาดใหญ่ย่อมมีลักษณะพิเศษแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับเทคโนโลยีใน
ขณะนั้น
4.2 ความต้องการในการผลิตซอฟแวร์เป็นวัตถุดิบที่ไม่สามารถจัดต้องได้ และความต้องการของลูกค้ามักเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ
4.3 กิจกรรมในการบริหารโครงการ
1. การเขียนข้อเสนอโครงการ (Proposal Writing) ยื่นต่อเจ้าของโครงการเพื่อขออนุมัติดำเนินโครงการ เป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างสำคัญ ซึ่งจะอนุมัติหรือไม่ก็ขึ้นอยู่กับขั้นตอนนี้ โดยประกอบไปด้วยวัตถุประสงค์ การประมาณการต้นทุนและตารางงาน วิธีการดำเนินงาน และประโยชน์ที่จะได้รับจากโครงการ
2. การวางแผนและจัดตารางงานโครงการ (Project Planning and Scheduling) เป็นการกำหนดกิจกรรมหลัก กิจกรรมย่อย และเป้าหมายของแต่ละกิจกรรม (Milestone) การส่งมอบงาน และจัดตารางงาน โดยกำหนดเวลาเริ่มต้นและส่งมอบงาน
3. งบประมาณการต้นทุนโครงการ (Cost Estimation) การประมาณการต้นทุน จะเกี่ยวข้องกับการประมาณการทรัพยากรส่วนอื่นร่วมด้วย
4. การติดตามและทบทวนโครงการ (Project Monitoring and Review) ผู้บริหารโครงการจะติดตามความคืบหน้าของงาน พร้อมกับพิจารณาระยะเวลาและต้นทุนที่ใช้จริงเปรียบเทียบกับแผนที่วางไว้ ทบทวนการทำงานและปัญหาที่เกิดขึ้น
5. การคัดเลือกและประเมินบุคลากร ผู้บริหารจะต้องคัดเลือกบุคลากรเพื่อเข้าไปทำหน้าที่ต่างๆ ซึ่งบุคลากรจะต้องมีความสามารถที่พอจะรับผิดชอบงานที่ได้รับมอบหมายได้
6. การเขียนและนำเสนอรายงาน การเขียนและนำเสนอรายงานเป็นอีกหน้าที่หนึ่งของผู้บริหารโครงการ เพื่อนำเสนอต่อลูกค้าและผู้รับเหมาช่วง (ถ้ามี) การเขียนรายงานจะต้องใช้ข้อความที่กระชับ เข้าใจง่าย และสอดคล้องกัน
4.4 การวางแผนโครงการ
การบริหารโครงการจะมีประสิทธิภาพหรือไม่ขึ้นอยู่กับการวางแผนของผู้บริหารโครงการ ซึ่งไม่ใช่เพียงการวางแผนการดำเนินงานต่างๆ ให้มีความคืบหน้าเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการวางแผนรับมือและป้องกันปัญหา ที่จะเกิดขึ้นอีกด้วย จึงทำให้ผู้บริหารโครงการต้องจัดทำแผนงานชนิดอื่นที่เกี่ยวข้องด้วย เช่น
1. แผนงานคุณภาพ (Quality Plan) แสดงรายละเอียดกระบวนการจัดการคุณภาพและมาตรฐานคุณภาพที่เลือกใช้
2. แผนงานการทวนสอบ (Validation Plan) แสดงแนวทาง ทรัพยากรที่ต้องใช้ และตารางการทวนสอบระบบ
3. แผนการจัดการโครงแบบระบบ (Configuration Management Plan) แสดงกระบวนการจัดการโครงแบบของระบบและโครงสร้างที่ใช้
4. แผนงานบำรุงรักษาระบบ (Maintenance Plan) คาดการความต้องการบำรุงรักษาระบบในอนาคต พร้อมทั้งประมาณการด้นทุนและแรงงานที่ต้องใช้
5. แผนงานพัฒนาบุคลากร (Staff Development) แสดงรายละเอียดทักษะ และประสบการณ์ที่ทีมงานต้องปรับปรุง
สิ่งที่ได้จากกาวางแผนโครงการคือ แผนงานโครงการ ซึ่งส่วนใหญ่จะประกอบไปด้วย
1. บทนำ (Instruction)
2. โครงสร้างของโครงการ (Project Organization)
3. การวิเคราะห์ความเสี่ยง (Risk Analysis)
4. ความต้องการฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ (Hardware and Software Resource)
5. โครงสร้างงาน (Work Breakdown)
6. ตารางงาน (Project Schedule)
7. การติดตามผลและรายงานผล (Monitoring and Reporting)
เป้าหมายของกิจกรรมและส่งมอบงาน (Milestone and Deliverable)
Milestone คือ เป้าหมาย หรือหลักชัยของกิจกรรม มีระโยชน์ต่อการติดตามความคืบหน้าของงานที่ทำ เมื่อดำเนินกิจกรรมเสร็จสิ้นตามเป้าหมาย
สิ่งที่เหมือนกันของ Milestone กับ Deliverable คือ ได้เมื่อเสร็จสิ้นกิจกรรม ที่ต่างกันคือ Milestone ได้จากการดำเนินกิจกรรมที่ดำเนินภายในโครงการ และต้องทำรายงานเสนอผู้บังคับบัญชา ส่วน Deliverable ได้จากการดำเนินกิจกรรมซึ่งต้องส่งมอบให้ลูกค้า
4.4 การจัดตารางงานโครงการ
เป็นกิจกรรมที่ผู้บริหารโครงการต้องเริ่มจากการนำกิกรรมมาแบ่งเป็นกิจกรรมย่อย แล้วกำหนดเวลาแล้วเสร็จให้แต่ละกิจกรรม โดยจะต้องทราบว่ากรรมใดมาก่อนมาหลัง โดยต้องสรรหาบุคลากรให้เหมาะสมกับกิจกรรมเหล่านี้ โดยไม่ทำให้กิจกรรมล่าช้า หรือใช้งบประมาณเกินจากที่กำหนด ซึ่งจะทำให้กิจกรรมกลายเป็น กิจกรรมวิกฤติ (Critical Task) ได้
4.4.1 Gantt Chart
ใช้จัดตารางการทำงานในโครงการ เป็นกราฟแท่งในแนวนอน แสดงระยะเวลาของกิจกรรมแต่ละขั้นตอน ชื่อจะถูกแสดงทางด้านซ้ายมือ ระยะเวลาจะถูกแสดงในแนวนอนของแผนภาพ
จึงทำให้เห็นลำดับของแต่ละกิจกรรมที่ต่อเนื่องกัน ทำให้ทราบว่ากิจกรรมใดมาก่อนมาหลัง หรือต้องดำเนินไปพร้อมๆ กัน
4.2.2 PERT/CPM
PERT (Project Evaluation Review Technique)
แสดงเป็นแผนภาพกิจกรรมของโครงการที่เชื่อมต่อกันในลักษณะเครือข่าย ทำให้ทราบว่าจะต้องดำเนินกิจกรรมใดให้เสร็จสิ้นก่อนกิจกรรมถัดไป ตลอกจนกิจกรรมวิกฤติ โดยแต่ละกิจกรรมแทนด้วยเส้นลูกศร ที่เชื่อมโยงกันด้วยวงกลม หรือ Node
CPM (Critical Path Method) เป็นเทคนิคในการวิเคราะห์เส้นทางหรือกิจกรรมวิกฤติ โดยแสดงเป็นแผนภาพเครือข่ายเหมือน PERT
4.5 กุญแจสู่ความสำเร็จในการบริหารโครงการ
สถาบัน PMI (Project Management Institute: PMI) ได้กำหนดงานบริหารที่จะนำไปสู่ความสำเร็จของโครงการไว้ทั้งหมด 9 ส่วนโดยอาศัยเครื่องมือและเทคนิคต่างๆ เป็นตัวสนับสนุน ดังนี้
1. การบริหารโครงการโดยรวม (Project Integration Management) เป็นงานบริหารที่ทำให้มั่นใจว่าการประสานงานการทำงานกันของทุกๆ ฝ่ายมีความเหมาะสมและเป็นที่พอใจของทุกฝ่าย โดยผู้บริหารโครงการมีหน้าที่ในการระบุข้อดีข้อเสีย ของวัตถุประสงค์ต่างๆ เพื่อเลือกเฉพาะวัตถุประสงค์ที่ตอบสนองความต้องการของผู้บริหารระดับสูงสุดได้อย่างแท้จริง
2. การบริหารขอบเขตของโครงการ (Project Scope Management) เป็นงานบริหารเพื่อให้ขอบเขตุของงานทั้งหมดในโครงการมีเฉพาะงานที่จำเป็นต่อการดำเนินโครงการให้สำเร็จลุล่วงเท่านั้น
3. การบริหารโครงการเวลา (Project Time Management) เป็นงานบริหารเพื่อปิดโครงการใช้ทันเวลาที่กำหนดไว้ในแผนงาน
4. การบริหารต้นทุนโครงการ (Project Cost Management) เป็นงานบริหารเพื่อให้โครงการใช้ต้นทุนไม่เกินงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ
5. การบริหารคุณภาพโครงการ (Project Quality Management) เป็นงานบริหารเพื่อให้ทุกๆ กิจกรรม ที่ดำเนินในโครงการมีคุณภาพที่สุด ผู้บริหารจะต้องจัดทำระบบคุณภาพ ซึ่งประกอบด้วย 4 ประการคือ การวางแผนคุณภาพ (Quality Planning) การรับประกันคุณภาพ (Quality Assurance) การควบคุมคุณภาพ (Quality Control) และการปรับปรุงคุณภาพ (Quality Improvement)
6. การบริหารทรัพยากรบุคลากรของโครงการ (Project Human Resource Management) เป็นงานบริหารการใช้ทรัพยากรบุคคลของโครงการให้มีประสิทธิภาพและคุ้มค่ามากที่สุด
7. การบริหารการสื่อสารภายในโครงการ (Project Communication Management) เป็นงานบริหารที่มีวัตถุประสงค์เพื่อให้การจัดทำรายงาน การเก็บรวบรวมข้อมูล การเผยแพร่ การจัดเก็บ และการส่งข้อมูลข่าวสารไปยังปลายทางถูกต้อง แม่นยำ และเหมาะสม
8. การบริหารความเสี่ยงของโครงการ (Project Risk Management) เป็นงานที่เกี่ยวกับการกำหนดปัจจัยเสี่ยง การวิเคราะห์ความเสี่ยง การวางแผนความเสี่ยง การติดตามความเสี่ยง และการแก้ปัญหาความเสี่ยง
9. การบริหารการจัดซื้อของโครงการ (Project Procurement Management) การบริหารการจัดซื้อจัดจ้าง เป็นกระบวนการจัดซื้อฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และว่าจ้างให้บุคคลภายนอกผลิตซอฟต์แวร์ให้ กระบวนการจัดซื้อแบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอน ได้แก่ การวางแผนจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement Planning) การดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement Execution) การทำสัญญา (Contracting Procurement) การยุติสัญญา (Closing Contract)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น